3 SEMESTRE_1 PARCIAL_PRACTICA 7

                                                                     WORD Y EXCEL

Ventajas y desventajas, diferencias de utilizar la correspondencia y el no utilizarlas. Bueno yo creo que una de las ventajas de usar la correspondencia es que pues en si te ahorras mucho pero mucho trabajo, por ejemplo si vas a hacer 1000 cartas, lo que hace la correspondencia es que se podría decir acelera el trabajo. Esto lo hace mediante una serie de herramientas como son la CORRESPONDENCIA misma, lo que tenemos que hacer es irnos a la pestaña misma cliquear en la opción de iniciar combinación de correspondencia y seleccionar una de las varias opciones que nos da Word, como son:  CARTAS  MENSAJE DE CORREO ELECTRONICO  SOBRES  ETIQUETAS  DIRECTORIO  DOCUMENTO NORMAL DE WORD Después de esto nos vamos a la opción de seleccionar destinatario, ahí se nos da 3 opciones una es escribir una nueva lista o si ya tenemos una pues seleccionar la lista existente que ya tenemos previamente echa en Word o Excel. Un ejemplo de esto es si nosotros hacemos una invitación, nose para 1000 personas, una vez hecha la hoja nos vamos a correspondencia y cliqueamos en la opción de insertar campo de combinado, esta opción lo que va hacer es que va a agarrar la lista o destinatarios que nosotros hicimos antes y la va a colocar en las demás hojas que nos valla creando la misma correspondencia y así es como trabaja esta. Y ya para finalizar tenemos que darle en la opción de finalizar y combinar para que el formato de las hojas se cambie.

Combinar Correspondencia en Word 2013. La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

La comunicación con los clientes forma parte de los procedimientos diarios de las organizaciones. Dicha comunicación puede tomar diferentes formas: cartas de bienvenida, anuncios especiales, correos electrónicos de agradecimiento o facturas, por nombrar tan solo unas pocas. La característica de combinación de correspondencia de Word puede ayudar a las organizaciones a producir diversas formas de comunicación escrita de manera más eficiente.

Con el proceso de combinación de correspondencia, su organización puede crear un lote de cartas o correos electrónicos personalizados para enviar a los contactos profesionales. Cada carta o correo electrónico puede incluir tanto contenido estándar como personalizado. Puede elegir, por ejemplo, saludar a cada destinatario por su nombre, usar su dirección de correo o agregar información exclusiva como un número de suscripción. Toda la información que use para personalizar la carta o el correo electrónico procede de entradas de su origen de datos, que puede ser una lista de distribución de correo.

Con la combinación de la carta o el correo electrónico y una lista de distribución, puede crear un documento de combinación de correspondencia que envía correo masivo a personas específicas o a todas las personas de la lista de distribución de correo. También puede crear e imprimir etiquetas postales y sobres con la combinación de correspondencia.

Proceso de combinación de correspondencia

El proceso de combinación de correspondencia tiene tres documentos implicados en la creación e impresión de cartas y correos electrónicos, o de etiquetas y sobres.

• El documento principal
  Este documento contiene texto y gráficos (un logotipo o una imagen, por ejemplo) que son idénticos para todas las versiones del documento combinado. Un ejemplo de contenido idéntico es el remite de un sobre, del cuerpo de una carta o del cuerpo de un correo electrónico.
• La lista de distribución de correo
  Este documento contiene los datos que se usan para rellenar la información en el documento principal. Por ejemplo, una lista de distribución de correo contiene las direcciones que se imprimirán en las etiquetas o en los sobres.
• El documento combinado
  Este documento es una combinación del documento principal y la lista de distribución de correo. La información se extrae de la lista de distribución de correo y se inserta en el documento principal, lo que produce el documento combinado (la carta, el correo electrónico, las etiquetas o los sobres) personalizado para diferentes personas de la lista de distribución.